나의 하루는

하루 일과로 서로를 이해합니다. 직원이 직접 펼쳐 보이는 24시간 일정표를 통해 몸도 마음도 건강한 S-OIL 사람들을 경험하세요.

누군가의 하루를 뒤에서 묵묵히 책임지고 서포트하는 사람들이 있습니다. 기업에서는 총무팀이 그 역할을 해내고 있는데요. 내부 직원부터 경영진을 비롯한 VIP까지 모든 사람의 하루가 빛나도록 전략을 짜고 늘 동분서주 발로 뛰고 있죠. 오늘은 그곳에서도 의전 업무를 맡고 있는 임정은 사우를 만나봤습니다. 이 분야 8년 차 베테랑이자 워킹맘인 그녀의 하루는 어떨지 살펴볼까요?

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구성원들의 목소리에 귀 기울인 시간

“총무팀은 숨은 주역이라고 표현하고 싶어요”

2015년 겨울에 입사해 S-OIL에서 벌써 8년 차를 맞이했습니다. 1년간 구매팀에서 주유소 장비, 판촉물, 기념품 등을 구매하고 단가 계약을 맺는 업무를 익혔어요. 이후 2017년에 현재 소속된 총무팀으로 이동해 의전 및 행사를 담당하고 있습니다. 시무식, 신년 산행과 같은 크고 작은 사내 행사와 VIP 행사 프로그램을 기획하고 실행하죠. 이 외에 전사 법인 휴대전화 관리 등의 업무도 맡고 있습니다.

저희 총무팀은 회사 업무를 위한 제반 사항을 총체적으로 지원하는 부서예요. 사옥/통신/차량 관리 및 일반 총무 서비스 등으로 가치를 극대화하고 행사, 의전, 사회 공헌 등 여러 대내외 활동을 수행해 회사의 긍정적인 이미지를 제고하고 있죠. 말 그대로 저희의 손길이 미치지 않는 곳이 없을 만큼 업무 범위가 넓답니다. 임직원과 항상 소통하며 이들이 충분한 역량을 발휘하는 데 온 힘을 쏟는 조력자라고나 할까요?

“의전은 창의력과 협상력이 필요한 부문이에요”

제가 7년 가까이 S-OIL에서 맡고 있는 의전에 관해 더 말씀드리지 않을 수 없겠죠. 회사 최고 집행 기관인 이사회 등 주요 회의체를 위해 경영진을 비롯한 VIP를 보필하며 공식 업무를 이끌고 있습니다. 가장 큰 행사는 정기 이사회로, 1년에 3~5회가량 개최됩니다. 화상으로 진행할 때도 있지만 한국에서 열리는 경우, 사우디 아람코 경영진이 입국하기 전부터 출국하시는 순간까지 바삐 움직이죠.

의전 준비는 이사회 개최 최소 3달 전부터 이뤄지는데요. 이사진이 전달한 일정에 맞춰 최적의 동선을 기획합니다. 이 과정에서 CEO실, 경영기획팀과 아주 긴밀하게 협력하죠. 입국 당일이 되면 총 4명으로 구성된 의전 파트 인력이 공항, 숙소로 흩어져 짧게는 3일, 길게는 일주일간 이사회 참여자분들을 전력 서포트합니다.

쉬지 않고 나아갈 수 있는 비결

“의전의 진가는 바로 여기서 나와요”

이러한 의전을 수행하려면 외국어 회화 실력이 가장 중요할 거라 생각하실 텐데요. 그보다 앞서는 것이 커뮤니케이션 역량입니다. 사전에 치밀하고 정확히 계획했더라도 언제든 상황이 변동될 수 있는 게 의전이니까요. 이때 얼마나 기민하고 담대하게 대처하느냐에 따라 결과가 달라집니다. VIP의 니즈를 신속히 파악해 충족시키고, 바로 해결하기 어려운 사안이라면 유연하게 협상하는 기술이 필요해요.

기본적으로 진취적이고 긍정적인 자세가 요구되는 직무라 할 수 있습니다. 제 경우 15살 때부터 미국에서 생활한 경험이 그 기반을 형성하는 데 어느 정도 도움이 되었어요. 현지 대학에서 마케팅학을 전공하면서 소비자의 니즈를 파악해 최상의 결과물을 도출하는 법을 배웠고, 댄스 동아리 활동을 하며 대중 앞에서 공연하는 등 활동적인 학창 시절을 보냈죠.

“모든 걸 가능하게 하는 힘은 팀워크죠”

이번 3월은 저희 총무팀에게 정말 분주한 한 달이었어요. 월초에 샤힌 프로젝트 기공식과 정기 이사회가 연달아 개최되어 동시에 준비해야 했거든요. 어느 하나 절대 소홀히 할 수 없는 행사라 매 과정이 쉽지 않았지만, 어김없이 끈끈한 팀워크로 잘 헤쳐 나갈 수 있었습니다.

기존에 4명이 함께 진행하던 이사회의 경우, 메인 소통을 담당하던 제가 일임하게 되었는데요. 처음에는 부담감이 컸지만, 팀장님과 팀원들이 믿고 맡겨주셔서 무사히 완수할 수 있었죠. 팀원분들도 저와 같은 마음으로 기공식 준비에 총력을 다했다고 해요. 기공식, 준공식 진행 경험을 살려 기획에 힘을 싣고 출장과 답사를 뛰며 현장을 이끄는 등 각자의 분야에서 전문성을 발휘하시는 모습을 볼 수 있었습니다.

힘껏 키워가는 일과 삶에 대한 자부심

“팀과 가족이 미래를 그리는 원동력입니다”

바쁜 시즌이 끝나면 다시 리프레시할 기회가 주어집니다. 의전 업무 특성상 시간 외 근무를 하는 경우가 종종 발생하기 때문에, 팀 차원에서 유연하게 PC-OFF 제도 등으로 대체 휴무를 권장하고 있죠. 이렇게 노고를 격려해주시는 마음 하나하나가 구성원 입장에서 큰 동기 부여가 됩니다. 일과 육아를 병행하느라 24시간이 모자란 워킹맘으로서 감사한 부분이기도 하고요.

그래서 이번 이사회와 기공식을 성공적으로 마친 것처럼 올해 남은 의전과 사내 행사도 잘 마무리하려 합니다. 팀장님, 팀원분들과 함께라면 후회 없이 만족스러운 성과를 또 낼 수 있겠죠? 그간의 경험을 바탕으로 업무 폭을 넓히는 것도 목표라, 지금에 안주하지 않고 능력을 더 쌓아가겠습니다.

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